¿Qué es Microsoft Power BI?

Microsoft Power BI es una solución que permite unificar datos de unas 65 fuentes aproximadas, para elaborar un modelado y un tratamiento de los mismos y terminar ofreciendo una serie de informes, principalmente empresariales, con mucho valor.

Esta capa de informes, además de ofrecer unos elementos muy dinámicos y visuales, pueden ser compartidos tanto con otros usuarios de Power BI como con el público general de tu web.

¿Cuál es el valor de Microsoft Power BI?

La aportación de Microsoft Power BI para las empresas es muy notable. Destacamos los aspectos más valorables para nosotros:

• Gran variedad de fuentes de información: Ideal para sistemas que tienen parte legacy y otra en renovación.
• Es ideal para empresas con diferentes canales de venta: en nuestro caso con un ecommerce y un B2B con herramientas propias.
• Mantenimiento por personas de negocio sin conocimientos técnicos muy altos.
• Permite compartir información entre departamentos.
• No hay necesidad de una infraestructura especial al ser un servicio cloud que se licencia mensualmente.
• Tiene muchas opciones de integración y publicación de informes tanto con otras herramientas de Microsoft como publicando en web públicas.
• Posibilidad de consultar datos usando lenguaje natural sin necesidad de programar: Estas son las preguntas Q&A.
• Muchos elementos gráficos y templates para la capa visual.

¿Qué problema nos resuelve Microsoft Power BI en Media Interactiva?

En nuestro caso, como grupo de empresas, lo usamos en dos vías principales:

• Sustitución de la capa de informes que usamos en nuestros distintos módulos y aplicativos. Desde el grupo de empresa, tenemos 2 productos principales bajos las marcas de Pedagoo y MeasureUp. En ambos casos publicamos informes de uso y consumo por parte de los alumnos, por parte de las entidades educativas o bien de carácter financiero y ventas. En este plano hemos renovado esta capa durante este año. Un ejemplo es nuestro catálogo de productos en un PDF en una construcción manual como es este caso:

• Ahora disponemos este informe ordenado y siempre actualizado de nuestros productos:

• Innovación y nuevos informes para la ágil toma de decisiones en los diferentes stakeholders de negocio. En este año tan raro y especial tanto en cambios en nuestro trabajo, hemos vivido muchos otros cambios en la tendencia de consumo de nuestros productos, y tener esta herramienta en uso nos ha permitido reducir el tiempo de respuesta a incidencias, promocionar una serie de productos, hacer alguna actualización de productos con ciertas métricas, etc.

¿Cómo usamos Microsoft Power BI?

Tenemos 4 fuentes de datos principales:

• Bases de Datos MySQL donde nos provienen datos de productos, alumnos, etc.
• Bases de Datos SQLServer donde tenemos servicios legacy que nos proveen datos de consumo de alumnos.
• Un ecommerce basado en Magento.
• Un sistema ERP basado en Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Nuestros principales consumidores de estos informes son:

• Departamentos del grupo de compañías.
• Usuarios del backoffice de nuestras apps.
• Usuarios alumnos y estudiantes de nuestros productos.
• Stakholders de negocio

A continuación, explicaremos la implantación o concepto de uso que llevamos a cabo en la empresa. Para ello usamos 2 aplicaciones principalmente Power BI Desktop y web.

Acerca del Desktop, en el back, denominado Power Query, trabajarían los data creators. Enlazan Power BI con las fuentes de datos y procesan la información en cruda para traspasarla a los report creators.

Este back está compuesto por uno o más fuentes de datos que pasan a llamarse queries los que contienen una serie de transformaciones que pueden ser parametrizadas. Haciendo uso de los queries y del menú Data Sources, dejamos el origen de datos listo.

Desde aquí tenemos varias vías de trabajo:

• Creando una gran query y proporcionarle a los report creators la información unificada.
• Creando varias queries y mergearles como se haría en el lado SQL con los JOINS pero en el lado de PowerBi con la opción “combine”.
• Bien creando varias queries pero dejando que se relacionen con las relationships.

En la parte Front operan los ‘Report Creators’ quienes maquetan la información procesada en el back. En este punto usamos, gráficos, sliders, tablas… en esta parte cooperan personas sin conocimientos en el back para modelar la parte visual que contiene la información que es necesaria para todos los consumidores del informe.

Hacemos hincapié en estos puntos críticos en la parte Front:

Cada elemento del informe tiene enlazado un campo como ya se ha dicho y los únicos puntos críticos son:

• El campo sea el incorrecto.
• La asignación de un campo a un elemento, se seleccione la opción de cálculo incorrecta.
• Que los filtros no funcionen bien: en este caso habría que revisar las relaciones entre entidades.

Análogamente en la parte back, principalmente con información incorrecta en el front. Puede ser debido a fallos en las queries con lo que recomendamos estos puntos:

• Actualización de queries. Primero es importante probarla en un entorno de ejecución de consultas SQL y luego en Power BI apuntando a una base de datos no productivas. Una vez validada la query y el reporte, actualizar la dirección de la base de datos a una de producción (así no saturamos el servidor de producción).
• Funciones correctas. Para ello se debería entrar en la opción advanced editor y comprobar que el algoritmo es correcto y para ello se pueden hacer llamadas para testear su correcto funcionamiento.

En la parte Web, no tenemos tanto margen de trabajo como en el Desktop, es por ello que lo usamos para las siguientes acciones:

• Solo contiene parte front y de forma más limitada. No tenemos tantas opciones como en el desktop.
• Al no tener parte back, no podemos modificar ni los datos ni las queries.
• Acceso a reports/workspaces
• Manage dataset
• Add gateways
• Add user as manager
• Schedule refresh
• Manage gateways
• Vista reports

A la hora de publicar y compartir recomendamos revisar políticas de accesos interna de la compañía para no cometer errores de publicar información sensible que no debe ser compartida. En caso de usar Microsoft Power BI en entornos públicos es necesario hacer una provisión de capacidad de consumo y desde ahí poder monitorizar el consumo de este tema en los distintos usos comerciales, mientras el Gateway y entornos para desarrolladores es suficiente para poder mover esta herramienta con el fin que necesites.

Sinergias con nuestros productos y equipo técnico

Desde nuestra marca MeasureUp tenemos productos de formación y práctica como el DA-100 Analyzing Data with Microsoft PowerBI, con el cual puedes tratar los conceptos comentados anteriormente con ejemplos de práctica real.

Por otro lado, esta herramienta está cada vez más interiorizada en nuestro stack de tecnologías y herramientas y si estás interesado en oportunidades de trabajo en herramientas como Microsoft Power BI, por favor visita nuestras ofertas de trabajo e infórmate más en detalle.

¡Muchas gracias por tu tiempo en leer este artículo!